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企业合同审查中发现的常见问题

中正、存诚、言信

企业合同审查中发现的常见问题

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  现代社会是契约社会,人与人之间、公司与公司之间抑或人与公司之间,合同作为纽带无处不在。西方有句谚语:“财富的一半来自合同”,合同作为交易的证明,本身就是法律纠纷的高发地带,合同审查的结果,直接影响到企业能否保障自己的合法权益。
  通过对企业合同审理过程中常见问题的汇总研究,可以发现各个部门、各类合同中存在如下问题:
  一、形式审查方面
  1、提交合同仅提供补充协议
  企业合同的审查在不同企业通过不同的方式,有OA系统流转也有直接提交纸质文本给法务部或顾问律师审查。企业在交易较多的领域,通常都有几个稳定的交易对象,有些项目本身工期较长,就产生了主合同签订后,需要不断签订补充协议进行后续事项约定的情况。但大多数部门在后续文件提交审查时,仅提交补充协议,并不提供主合同文本。
  一般情况下,审查过的合同文本由经办部门归档,故企业法务部或顾问律师并没有留档,此时经办部门不提供主合同文本,就会导致在审查补充协议过程中,无法对具体条款是否冲突、违约责任是否明确、金额等问题进行核实,有可能在日后履行过程中对企业利益造成损害。还有一个类似的问题也经常出现,主合同文本中屡次提到“见附件”,但合同经办人并未连同附件一起提交。这就导致无法就合同正文中涉及的金额、标准等与附件核对。
  这是律师审理合同过程中需要注意的问题。
  2、模板化,对合同模板的标题、交付条款等不做修改
  企业由于交易量大,对于同一类型合同均有本企业的模板。各经办部门在合同草拟的时候往往直接套用,而忽视了不同的交易在具体条款也应有所不同。例如,在委托合同中,受托方有时需要交付“服务”,有时需要交付广告设计,有时需要交付的是制作成品,不同的交付标的表述自然不同;而不同标的下,延迟交付的后果也是不同的,故相应的违约责任也应进行调整。此外,合同期限的不同也将影响续约期、提前告知的时间,若合同本身期限较短仅为几个月,如约定有续约意向应提前三个月告知则属于不合理约定。
  3、全文称呼不统一
  此类问题常见于委托合同,在合同首部,一般会注明委托方与受托方,之后一般都注有“简称甲方、乙方”的字样,但合同正文中,常常会出现委托方、受托方、甲方、乙方甚至合同双方全称混用的情形。这一方面属于不规范书写,另一方面也容易使合同当事人陷入混乱,约定的主体混淆。
  二、合同付款方面
  1、结算条款
  合同的付款金额应该是最重要的条款之一,但在合同审查过程中,笔者发现这也是最容易出现问题的地方。首先是在出现多项金额的情况下,总计金额计算错误,或少计算了某一项金额;多数合同都会出现金额无大写的情况,有大写金额的也出现了大写与小写数额不一致,这都会给日后合同的履行造成极大的潜在风险。
  有些合同虽然在金额约定部分没有问题,但忽略了付款方式。如果是一次履行的合同,那么付款方式一般为一次性付清全部款项;但是如果合同为分期履行,分期付款与一次性付款这两种方式下,付款方所承担的风险则大大不同。还有些合同随意的使用“定金”字样,根据《合同法》规定,定金罚则即约定一方向对方给付定金作为债权的担保。债务人履行债务后,定金应当抵作价款或者收回。给付定金的一方不履行约定的债务的,无权要求返还定金;收受定金的一方不履行约定的债务的,应该双倍返还定金。所在在合同约定中,双方因根据自身的违约情况,谨慎适用“定金”的约定。
  2、发票条款
  广义上,一切收款方向付款方开具的收付凭证都被叫作“发票”,但是只有税务局监制的收付凭证才是狭义上的“发票”,也就是“税务发票”。在合同的审查过程中,大量的合同未提及发票事宜,仅约定付款义务,但是在企业实际操作过程中,如果不提供发票,企业财务难以履行付款手续,将直接导致付款义务的延迟履行,一旦被对方起诉,负有付款义务的一方就会处于不利地位。
  所以在合同中,付款方应当与企业财务部沟通,明确付款条件,付款前是否需要收款方提供等额有效的税务发票,以及发票类型是否有具体要求。明确后在合同中进行约定,一方面便于履行付款义务,另一方面如对方未提供发票,也可积极主张抗辩。
  以上是企业在合同草拟阶段、律师在合同审查阶段都需要注意的关于合同付款约定的风险点。